Hur skapar man hållbar förändring?

Äldreomsorgen är en av Stockholms stads största användare av förbrukningsartiklar i plast. I ett samarbete med miljöförvaltningen och vårdpersonal undersökte Berget tillsammans med Gullers Grupp förutsättningar, rutiner och attityder kring att minska användningen av engångsplasthandskar. Projektet har banat väg för ett nytt sätt att arbeta småskaligt innan stora förändringar rullas ut i hela organisationen.

Projektet involverade genomförandet av en metodtest vars syfte var att skapa insikter och lärande samt att utveckla och utvärdera arbetsmetoder för användarcentrerade lösningar. Målet var att skapa en metodmodell att sprida till andra verksamheter och på detta sätt stötta målen i Stockholms Stads miljöprogram.

För att åstadkomma önskade förändringar och utveckla rätt lösningar valde arbetsgruppen att arbeta med tjänstedesign i en användardriven innovationsprocess. Tjänstedesignprocessen ledde fram till ett par insatser som via prototyper testades av personalgruppen i verklig miljö. Metodtestet blev möjligt tack vare det större utvecklingsprojekt som genomfördes av miljöförvaltningen och Väderkvarnens vård– och omsorgsboende i samverkan.

Genom att kartlägga plasthandskarnas resa på Väderkvarnen fick vi en tydlig bild över var i processen våra insatser skulle kunde påverka. Med det som utgångsläge samlade vi medarbetare på Väderkvarnen för att utforska vilka metoder som bäst skulle kunna skapa en resurseffektiv vardag.

Med medarbetardriven innovation skapar vi inte bara de bästa lösningarna som fungerar på riktigt, det bidrar också ett hållbart engagemang bland medarbetarna eftersom vi har en tendens att värdera något vi varit med och påverkat själva mer än det vi inte har fått påverka.

Arbetet landade i ett par nudging-prototyper som testades i verklig miljö. Flergångsdiskhandskar för att undvika engångshandskanvänding i köket var den prototyp till som landande bäst hos medarbetarna.

Tidigare hade man engångshandskar hela tiden i köket men när diskhandskarna nu finns så blir det lite som en signal, att just det! Man ska tänka sig för.

Medarbetare på Väderkvarenen

Det känns som något bra för vår skull. Det har funkat, man börjar och det blir rutin. Det går på automatik nu, de nya rutinerna. Ingen använder engångshandskar i köket nu.

Medarbetare på Väderkvarenen

Hur mycket kan vi egentligen minska? Vikten av att ha koll på faktiskt användning och önskad användning blev tydlig under arbetet. Att få faktiska minskningsresultat tar tid och kräver mätmetoder som fungerar i verksamheten. Det är därför väldigt viktigt att skapa hållbar förändring där personalen (användarna) står i centrum för utveckling av metoder.

Metodmodellen bygger på insikter och lärdomar från metodtestet samt liknande projekt som gjorts i Göteborgs Stad t ex.

Att det visat sig vara svårt att få koll på hur mycket engångshandskar som egentligen används är en insikt i sig som väckt tankar hos både personal, ledning och förvaltning. Det är en viktig lärdom att ta med sig till andra projekt för att skapa rätt sorts förväntningar. För att få koll krävs tid, engagemang och resurser.

Arbetsgruppen

Metodtestet visar på att ökad förståelse för varandras olika perspektiv är en nyckel i förändringsarbete av denna sort. Att fråga, testa och utvärdera gör att vi får reda på vad som fungerar i vardagen. Känner man sig delaktig så är det lättare att bry sig om att förändra beteenden till det bättre.

’Så, lyckades vi att tillsammans minska svinnet? Efter workshops, intervjuer, observationer, prototyper, analys och uppföljning kan vi konstatera att vi är en god bit på väg.’Så, lyckades vi att tillsammans minska svinnet? Efter workshops, intervjuer, observationer, prototyper, analys och uppföljning kan vi konstatera att vi är en god bit på väg.

Under testperioden lyckades prototypen i köket ändra medarbetarnas beteende. Det positiva bemötande av metodtestet, samtalen det ledde till medarbetarna emellan och beteendeförändringen som följde pekar på en möjlig hållbar förändring.

En uppskalning av prototypen till hela boendet kommer därför ha goda effekter på minskad användning av engångshandskar som på sikt kommer ge utslag på inköpsstatistiken.

Metodtestet har banat väg för ett nytt sätt att arbeta småskaligt och resurseffektivt med hänsyn till personalens förutsättningar innan ett större förändringsarbete rullas ut på bred front i organisationen. Genom att jobba med beteendegrupper, där syftet är att synliggöra olika perspektiv och drivkrafter hos personalen, kan vi skapa en långsiktighet och underlätta för ledningen då man vill införa nya rutiner och förändra beteendemönster.